Einladungen Archives - Simone Leithe

Jede Party beginnt mit der Einladung! Doch was gehört in die perfekte Einladung. Hier erzähle ich Dir was nach jahrelanger Partyerfahrung als Gast, Gastgeber und Eventberater in keiner Einladung fehlen darf.

Bevor die Einladung an die zukünftigen Gäste herausgeht sollte nämlich sehr vieles schon gut durchdacht sein. Denn egal ob es um den Kindergeburtstag oder um die Hochzeit geht, in der Einladung sollte den Gästen die wichtigsten Punkte bereits mitgeteilt werden.

Mindestens aber das Was, Wann und Wo!

WAS

Was gefeiert wird, dürfte im Groben ja klar sein, denn sonst hättest du die Idee eine Party zur veranstalten vermutlich nicht gehabt. 😉
Aber … Du könntest in der Einladung auch schon erwähnen ob es eventuell ein Motto gibt, besondere Kleidung gewünscht wird oder ob es vielleicht mehrere Anlässe oder sogar Gastgeber gibt.

WANN

Anlässe wie Einschulung, Kommunion, Konfirmation & Firmung stehen natürlich terminlich von Aussen schon fest. Heißt aber nicht zwangsläufig, dass auch an genau diesem Tag gefeiert werden muss. Vielleicht sollten die engsten Verwandten dabei sein, aber die große Feier findet vielleicht mit Freunden & Nachbarn erst einen Tag oder eine Woche später statt.

Andere Anlässe wie Geburtstag oder Silberhochzeit sind oft von mehreren Faktoren abhängig. Einen solchen Anlass möchtest Du natürlich zeitnah feiern, aber nicht mitten in der Woche. Wenn dieser aber nah an einem Feiertag oder den Schulferien ist, oder sogar damit kollidiert, kann es schwierig werden Familie, Freunde, Location und auch die Vorbereitungen unter einen Hut zu bekommen. Such dir einen stressfreien Termin!

Und eine Hochzeit z.B. ist zusätzlich von Behörden, Kirchen, Locations und auch den nächsten Verwandten abhängig. Kläre also auf alle Fälle vorher ab ob

Ämter, Behörden, Kirchen zu dem Zeitpunkt trauen können
die Location verfügbar ist (wobei dieser Punkt oft der schwierigste wird wenn man bestimmte Vorstellungen hat!)
die Eltern, Geschwister & ggfls. Trauzeugen zum Wunschtermin noch nicht verplant sind

Und falls nur das Datum feststeht und du noch Zeit benötigst um den Rest perfekt zu planen, sende doch einfach ein Safe-the-Date-Zeichen. Ob als Postkarte, E-Mail oder WhatsApp. Hauptsache die Menschen, die Dir am wichtigsten sind, halten sich diesen Termin schon mal frei.

WO

Die Location ist ein zentraler Punkt der Party. Bevor du überhaupt anfängst irgendetwas zu planen, solltest Du dir überlegen wie viele Gäste es werden. Davon ist nämlich oft abhängig wo Du feierst. Kannst (und möchtest) du diese Gästeanzahl Zuhause bewirten?

Außerdem solltest Du Dir überlegen:

Welches Budget steht mir zur Verfügung?
Sorge ich selber für Essen & Getränke oder soll das die Location übernehmen?
Möchte ich die Aufräumarbeiten am nächsten Tag selber an der Backe haben oder lieber an einen Dienstleister abgeben?
Welche Art der Location passt zum Anlass?

Wenn dieses Wo feststeht kann es losgehen mit der Einladung!

Die Einladung

Egal ob Du die Einladung selber basteln möchtest, sie online erstellst oder Fertige kaufst, Du solltest sie möglichst bald fertigstellen und versenden. In dem Blogbeitrag „Wann man die Einladung verschickt“ habe ich schon mal pro Anlass zusammengefasst wann das spätestens der Fall sein sollte.

Ebenfalls gibt es in diesem Blog von mir schon Anleitungen für selbstgebastelte Einladungen mit Scherenschnitt, im Luftballon und als Laserschwert.

PRO-Tipp: Beschrifte den Umschlag / die Einladung aussen mit dem Namen, den du innen angesprochen hast, im Zweifel musst du sonst alles wieder aufmachen, um jedem die Richtige Einladung zukommen zu lassen! Vergisst man manchmal, wenn ein Teil der Einladungen mit Adresse für den Versand beschriftet wird und ein Teil direkt übergeben werden soll.

Der Einladung sollten neben dem Was, Wann & Wo aber auch folgende Punkte entnehmbar sein:

Dresscode

Bei Kindergeburtstagen und sonstigen Events mit Kindern:

Macht Ihr einen Ausflug in einen nahegelegenen Park? Dann gehört der Hinweis für „wetterfeste Kleidung“ auf die Einladung.
Auch themengerechte Verkleidung sollte, wenn es gewünscht wird, auf der Einladung vermerkt werden.
Ihr plant einen Matschwettbewerb, Kochorgien oder Malen & Basteln mit flüssigen Farben & Klebern? Dann vermerke bitte „robuste Kleidung“. Viele Kinder ziehen zu solchen Anlässen gerne Ihre besten Kleidungsstücke an.

Um Rückmeldung bitten

„Um Antwort mit Personenanzahl wird gebeten bis zum XXX“

Datum für die Deadline der Zu- und Absagen bitte einige Tage vor dem Tag, an dem Du oder die Location es genau wissen müssen, wie viele teilnehmen können. Ich rate zu allerspätestens 3 Wochen vor der Party.

Genaue Personenanzahl wird für alle möglichen Planungen benötigt. Wieviele Gastgeschenke, Kinderbeschäftigung, Tischkärtchen, Sitzplätze, etc. werden benötigt. Spätestens bei der Rückmeldung genau erfragen wieviele Erwachsene und wieviele Kinder kommen werden!

Falls keine Kinder eingeladen sind, sollte das auch unbedingt in der Einladung erwähnt werden. Das kann man lustig einbauen mit z.B. dem Satz: „Ü18-Party ohne Kinder!“ oder „es soll eine reine Erwachsenen-Party werden, lasst diesmal Eure Kinder bitte zuhause, sie sind beim nächsten Mal wieder Herzlich Willkommen!“

Übernachtungsmöglichkeiten

Gibt es Gäste die eine weite Anreise haben und Hotelzimmer benötigen? Diese solltest Du mit anbieten, bzw. vorabreservieren und mit Preisen ankündigen / vorschlagen.
Das ist für die Einladung selber natürlich viel zu viel Text. Du könntest aber ein schönes zusätzliches Blatt erstellen.

Ablaufplan

Für die Gäste ist es sehr viel angenehmer den Tag für sich selber planen zu können, wenn sie wissen, was genau, wann genau, wo genau stattfindet. Die Gäste können so überlegen ob und wann sie in ein eventuelles Hotel einchecken, sich z.B. für die Feier umziehen oder Kinder Mittagsschlaf machen lassen. Daher rate ich immer dazu, in der Einladung einen groben Zeitplan (mit entsprechenden Anschriften) bekannt zu geben, wann genau was stattfindet:

Kirche
Sektempfang
Fototermin für alle
Snack / Feier
eventuell das Ende der Feier (am nächsten Tag ist vielleicht Schule)

Fazit: In die perfekte Einladung gehört:

die persönliche Anrede des Gastes und der Begleitung
Datum und Uhrzeit der Feier, Party oder des Events
genaue Anschrift/en (der Kirche) und der Location / für ortsfremde Gäste eine Wegbeschreibung erstellen und mitsenden, inkl. aller Besonderheiten vor Ort und der Parkmöglichkeiten
ein ungefährer Zeitplan des Tagesablaufs
Eure Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse
die Bitte um Zu- oder Absage inkl. Personenzahl

In meinen Konzepten aus dem Downloadshop erhältst Du für den jeweiligen Anlass einen Vordruck für die Einladung. Den kannst du einfach nutzen um nichts zu vergessen.

[tiny_coffee]

Da mir immer wieder die Frage gestellt wird wann die, Einladung zu bestimmten Anlässen verschickt werden sollte, habe ich es hier einfach mal aufgelistet und begründet. Sortiert sind diese privaten und geschäftlichen Anlässe nach Alphabet!

Die Angaben sind „Mindestens“-Angaben! Grundsätzlich gilt:

Je eher – je besser!
Fehlt es an Zeit oder genaueren Details:
Sende eine Safe-the-Date-Nachricht!

Bloggerevent als Firma

3 Monate im Voraus -> für Blogger

So hast Du (wenn um zeitnahe Anmeldung gebeten wurde) schnell eine ungefähre Übersicht mit wie vielen Gästen Du rechnen kannst, und eventuell machst Du noch eine zweite Einladungsrunde wenn Du merkst, es können vielleicht doch nicht so viele wie erhofft an diesem Datum.

6 Monate im Voraus -> für eventuell weitere Sponsoren

Möchtest du weiteren Sponsoren, außer Deiner eigenen Produkte, sich vorstellen lassen. Oft gibt es themengleiche Hersteller, die keine Konkurrenz darstellen, aber die gleiche Zielgruppe haben und sich an den Kosten des Events beteiligen könnten. Diese sollten frühzeitiger eingeladen werden. Eventuell haben diese auch andere Kontakte und Erfahrungen zu anderen interessanten Bloggern.

Einschulung

4 Monate im Voraus

Je nach Bundesland ist dieser Anlass ein Riesenevent innerhalb der Familie, dem Freundeskreis und Verwandt- oder Nachbarschaft.
Planen sollte man das, wenn man eine bestimmte Location möchte, in den verschiedenen Bundesländern bereits 1-2 Jahre vorher. So lange im Voraus sind die beliebtesten Restaurants für diesen Samstag vor dem 1. Schultag nämlich oft schon ausgebucht.

Familienfest

6 – 8 Monate im Voraus

Sehr oft werden Familienfeste oder -treffen in die Sommermonate gelegt. Sehr oft trifft das in einigen Bundesländern die Schulferien- und Urlaubszeit. Und wenn man Pech hat, sind dann die meisten Familienmitglieder im bereits fest gebuchten Urlaub.
Vielleicht sogar vor dem festlegen des Termins mit den wichtigsten Familienmitgliedern den Termin klären.

Firmung

4 – 5 Monate im Voraus

Oft steht dieser Termin bei Eröffnung des Kirchenjahres nach den Weihnachtsferien bereits fest und wird mitgeteilt. Wenn eine größere Feier mit der Familie stattfinden soll, kann man diesen Termin mitteilen, sobald er bekannt gegeben wurde.

Geschäftseröffnung

2 – 3 Wochen im Voraus

Natürlich steht der Termin der Geschäftseröffnung bereits viel länger fest. Sehr oft verzögern sich aber die Arbeiten der Handwerker und es kommt gar nicht selten vor, dass sich die offizielle Eröffnung dann verschiebt. Daher rate ich hier zu einem Safe-the-Date und die definitive und formelle Einladung dann wirklich erst wenn das Datum ganz sicher feststeht.

Goldene Hochzeit

3 Monate im Voraus

Zu diesem Zeitpunkt ist es wichtig eine Location festgelegt zu haben und je nach Gästeanzahl planen zu können wie das Programm aussehen könnte. Außerdem sind die Gäste überwiegend auch nicht mehr die Jüngsten und können sich so in Ruhe darauf vorbereiten. *frechgrins*

Hochzeit im kleinen Rahmen

4 – 6 Monate im Voraus

Das ist meistens davon abhängig wann sie die Trauung bestellen konnten. Wenn es sich um eine Standesamtliche Hochzeit handelt, kann man das meistens vorher gar nicht fest buchen. Sobald der Termin und die Location feststehen sollten die Einladungen dann auch raus für diesen wichtigen Termin. Mit Eltern, Geschwistern und Trauzeugen sollte man den Termin aber sowieso vorab besprochen haben.

Hochzeit mit großer Feier

8 – 10 Monate im Voraus

Diesen Anlass plant man meistens sehr viel langfristiger. Und um sicher zu gehen, dass die besten Freunde und wichtigsten Familienmitglieder auch garantiert dabei sein können, sollte man diesen Termin so früh wie möglich mitteilen. Denn die Urlaubsplanungen werden heutzutage oft sehr viele Monate vorab geplant und gebucht und es wäre doch schön, wenn gerade die, die sowieso anreisen müssen, Ihren Urlaub drumherum planen könnten.

Jubiläum der Firma

3 – 4 Monate im Voraus

Planen solltest Du natürlich auch diesen Anlass schon sehr viel früher. Eventuell lässt sich das Marketingtechnisch ja auch nutzen. Der Termin darf aber nicht mit Fachmessen oder anderen wichtigen Terminen kollidieren.

Jugendweihe

3 – 4 Monate im Voraus

Oder sobald der entsprechende Jugendweiheverein den Termin und Ort bekanntgibt. Das scheint sehr unterschiedlich zu sein.

Kindergeburtstag

2 Wochen im Voraus

So haben alle Gäste, bzw. deren Eltern auch eine faire Chance den Nachmittag zu planen und ein Geschenk zu besorgen. Alles was kurzfristiger stattfindet hat den schalen Beigeschmack von Ersatzgästen, die erst eingeladen werden, wenn die Wunschgäste leider nicht kommen können oder möchten.

Kommunion

8 – 10 Monate im Voraus

bzw. sobald man beim ersten Vorbereitungsabend für Eltern den Termin erfahren hat. Nur so kann man sicherstellen, dass die Großeltern und Paten sich diesen Termin ebenfalls freihalten können.

Konfirmation

8 – 10 Monate im Voraus

bzw. sobald man beim ersten Vorbereitungsabend für Eltern den Termin erfahren hat. Nur so kann man sicherstellen, dass die Großeltern und Paten sich diesen Termin ebenfalls freihalten können.

Kunden-Veranstaltung

2 – 3 Wochen im Voraus

Natürlich steht der Termin des Produktlaunches, der Marketingaktion oder Wiedereröffnung bereits viel länger fest. Sehr oft kommt es aber zu unerwarteten Verzögerungen, die aber nicht unbedingt an die Öffentlichkeit gelangen sollten und man deshalb aber vielleicht unprofesionell verschiebt. Daher rate ich hier zu einem Safe-the-Date und die definitive und formelle Einladung dann wirklich erst wenn das Datum ganz sicher feststeht.

Mitarbeiter-Event

3 Monate im Voraus

Egal ob dieser Event mit oder ohne Partner stattfindet, sollte der Termin frühzeitig mitgeteilt werden damit auch der Partner sich das einplanen kann. Außerdem sollte natürlich gut überlegt werden ob auch wirklich alle kommen können, oder ob im Schichtdienst einige trotzdem arbeiten müssen.

Runder Geburtstag

6 – 8 Monate im Voraus

Sehr oft werden diese Anlässe auf das dem Geburtstag folgende Wochenende oder in die Sommermonate gelegt. Sehr oft müssen einige Angehörige aus andern Ländern oder Landesteilen anreisen. Oft trifft das in einigen Bundesländern die Schulferien- und Urlaubszeit. Und wenn man Pech hat, sind dann die meisten Familienmitglieder im bereits seit längerem fest gebuchten Urlaub.
Eventuell wäre es sogar besser vor dem festlegen des Termins mit den wichtigsten Familienmitgliedern den Termin zu klären.

Silberhochzeit

10 Monate im Voraus

Oft wurde auch schon vor 25 Jahren in den Sommermonaten geheiratet. Sehr oft müssen einige Angehörige aus andern Ländern oder Landesteilen anreisen. Und so trifft das in einigen Bundesländern die Schulferien- und Urlaubszeit. Und wenn man Pech hat, sind dann die meisten Familienmitglieder im bereits seit längerem fest gebuchten Urlaub.
Eventuell wäre es sogar besser vor dem festlegen des Termins mit den wichtigsten Familienmitgliedern den Termin zu klären.

Silvesterparty

5 Wochen im Voraus

Allerspätestens vor dem 1. Advent sollte man sich überlegt haben ob man eine Party zum Jahreswechel schmeißt oder nicht. Und die eventuellen Gäste sollten sich in dieser stressigen Zeit voller Termine auch frühzeitig Gedanken machen können wie sie diese Nacht verbringen wollen. Der Rest kann dann „zwischen den Tagen“ geklärt werden.

Taufe

2 Wochen – 4 Monate im Voraus

Das ist ganz davon abhängig, ob man direkt nach der Geburt oder aber in aller Ruhe im nächsten oder übernächsten Sommer feiern möchte.

Weihnachtsfeier für Mitarbeiter

3 Monate im Voraus

Egal ob dieser Event mit oder ohne Partner stattfindet, der Termin sollte frühzeitig mitgeteilt werden damit auch der Partner sich das einplanen kann. Außerdem sollte natürlich gut überlegt werden ob man das unbedingt in der eh schon so vollgepackten Vorweihnachtszeit feiern muss, in der sowieso alle Restaurants und Caterin-Unternehmen ausgebucht sind, die Familien der Mitarbeiter nicht wissen wie sie alles unter einen Hut zu bringen haben und die Jahreszeit auch so Ihren Tribut an Motivation zollt. Oft macht es mehr Sinn das licht- & wetterbedingte Motivationstief im Februar aufzupeppen oder ein Fröhliches Sommerfest draußen zu feiern.

Fehlt Dir ein Anlass? Ist Dein Event hier nicht aufgeführt?

Dann hinterlasse gerne hier unten einen Kommentar oder schreibe mir über das Kontaktformular oder per E-Mail an simone@eventagentin.de.
Ich antworte Dir so schnell wie möglich und nehme den Anlass auch gerne noch mit auf.