Da mir immer wieder die Frage gestellt wird wann die, Einladung zu bestimmten Anlässen verschickt werden sollte, habe ich es hier einfach mal aufgelistet und begründet. Sortiert sind diese privaten und geschäftlichen Anlässe nach Alphabet!
Die Angaben sind „Mindestens“-Angaben! Grundsätzlich gilt:
Je eher – je besser!
Fehlt es an Zeit oder genaueren Details:
Sende eine Safe-the-Date-Nachricht!
Bloggerevent als Firma
3 Monate im Voraus -> für Blogger
So hast Du (wenn um zeitnahe Anmeldung gebeten wurde) schnell eine ungefähre Übersicht mit wie vielen Gästen Du rechnen kannst, und eventuell machst Du noch eine zweite Einladungsrunde wenn Du merkst, es können vielleicht doch nicht so viele wie erhofft an diesem Datum.
6 Monate im Voraus -> für eventuell weitere Sponsoren
Möchtest du weiteren Sponsoren, außer Deiner eigenen Produkte, sich vorstellen lassen. Oft gibt es themengleiche Hersteller, die keine Konkurrenz darstellen, aber die gleiche Zielgruppe haben und sich an den Kosten des Events beteiligen könnten. Diese sollten frühzeitiger eingeladen werden. Eventuell haben diese auch andere Kontakte und Erfahrungen zu anderen interessanten Bloggern.
Einschulung
4 Monate im Voraus
Je nach Bundesland ist dieser Anlass ein Riesenevent innerhalb der Familie, dem Freundeskreis und Verwandt- oder Nachbarschaft.
Planen sollte man das, wenn man eine bestimmte Location möchte, in den verschiedenen Bundesländern bereits 1-2 Jahre vorher. So lange im Voraus sind die beliebtesten Restaurants für diesen Samstag vor dem 1. Schultag nämlich oft schon ausgebucht.
Familienfest
6 – 8 Monate im Voraus
Sehr oft werden Familienfeste oder -treffen in die Sommermonate gelegt. Sehr oft trifft das in einigen Bundesländern die Schulferien- und Urlaubszeit. Und wenn man Pech hat, sind dann die meisten Familienmitglieder im bereits fest gebuchten Urlaub.
Vielleicht sogar vor dem festlegen des Termins mit den wichtigsten Familienmitgliedern den Termin klären.
Firmung
4 – 5 Monate im Voraus
Oft steht dieser Termin bei Eröffnung des Kirchenjahres nach den Weihnachtsferien bereits fest und wird mitgeteilt. Wenn eine größere Feier mit der Familie stattfinden soll, kann man diesen Termin mitteilen, sobald er bekannt gegeben wurde.
Geschäftseröffnung
2 – 3 Wochen im Voraus
Natürlich steht der Termin der Geschäftseröffnung bereits viel länger fest. Sehr oft verzögern sich aber die Arbeiten der Handwerker und es kommt gar nicht selten vor, dass sich die offizielle Eröffnung dann verschiebt. Daher rate ich hier zu einem Safe-the-Date und die definitive und formelle Einladung dann wirklich erst wenn das Datum ganz sicher feststeht.
Goldene Hochzeit
3 Monate im Voraus
Zu diesem Zeitpunkt ist es wichtig eine Location festgelegt zu haben und je nach Gästeanzahl planen zu können wie das Programm aussehen könnte. Außerdem sind die Gäste überwiegend auch nicht mehr die Jüngsten und können sich so in Ruhe darauf vorbereiten. *frechgrins*
Hochzeit im kleinen Rahmen
4 – 6 Monate im Voraus
Das ist meistens davon abhängig wann sie die Trauung bestellen konnten. Wenn es sich um eine Standesamtliche Hochzeit handelt, kann man das meistens vorher gar nicht fest buchen. Sobald der Termin und die Location feststehen sollten die Einladungen dann auch raus für diesen wichtigen Termin. Mit Eltern, Geschwistern und Trauzeugen sollte man den Termin aber sowieso vorab besprochen haben.
Hochzeit mit großer Feier
8 – 10 Monate im Voraus
Diesen Anlass plant man meistens sehr viel langfristiger. Und um sicher zu gehen, dass die besten Freunde und wichtigsten Familienmitglieder auch garantiert dabei sein können, sollte man diesen Termin so früh wie möglich mitteilen. Denn die Urlaubsplanungen werden heutzutage oft sehr viele Monate vorab geplant und gebucht und es wäre doch schön, wenn gerade die, die sowieso anreisen müssen, Ihren Urlaub drumherum planen könnten.
Jubiläum der Firma
3 – 4 Monate im Voraus
Planen solltest Du natürlich auch diesen Anlass schon sehr viel früher. Eventuell lässt sich das Marketingtechnisch ja auch nutzen. Der Termin darf aber nicht mit Fachmessen oder anderen wichtigen Terminen kollidieren.
Jugendweihe
3 – 4 Monate im Voraus
Oder sobald der entsprechende Jugendweiheverein den Termin und Ort bekanntgibt. Das scheint sehr unterschiedlich zu sein.
Kindergeburtstag
2 Wochen im Voraus
So haben alle Gäste, bzw. deren Eltern auch eine faire Chance den Nachmittag zu planen und ein Geschenk zu besorgen. Alles was kurzfristiger stattfindet hat den schalen Beigeschmack von Ersatzgästen, die erst eingeladen werden, wenn die Wunschgäste leider nicht kommen können oder möchten.
Kommunion
8 – 10 Monate im Voraus
bzw. sobald man beim ersten Vorbereitungsabend für Eltern den Termin erfahren hat. Nur so kann man sicherstellen, dass die Großeltern und Paten sich diesen Termin ebenfalls freihalten können.
Konfirmation
8 – 10 Monate im Voraus
bzw. sobald man beim ersten Vorbereitungsabend für Eltern den Termin erfahren hat. Nur so kann man sicherstellen, dass die Großeltern und Paten sich diesen Termin ebenfalls freihalten können.
Kunden-Veranstaltung
2 – 3 Wochen im Voraus
Natürlich steht der Termin des Produktlaunches, der Marketingaktion oder Wiedereröffnung bereits viel länger fest. Sehr oft kommt es aber zu unerwarteten Verzögerungen, die aber nicht unbedingt an die Öffentlichkeit gelangen sollten und man deshalb aber vielleicht unprofesionell verschiebt. Daher rate ich hier zu einem Safe-the-Date und die definitive und formelle Einladung dann wirklich erst wenn das Datum ganz sicher feststeht.
Mitarbeiter-Event
3 Monate im Voraus
Egal ob dieser Event mit oder ohne Partner stattfindet, sollte der Termin frühzeitig mitgeteilt werden damit auch der Partner sich das einplanen kann. Außerdem sollte natürlich gut überlegt werden ob auch wirklich alle kommen können, oder ob im Schichtdienst einige trotzdem arbeiten müssen.
Runder Geburtstag
6 – 8 Monate im Voraus
Sehr oft werden diese Anlässe auf das dem Geburtstag folgende Wochenende oder in die Sommermonate gelegt. Sehr oft müssen einige Angehörige aus andern Ländern oder Landesteilen anreisen. Oft trifft das in einigen Bundesländern die Schulferien- und Urlaubszeit. Und wenn man Pech hat, sind dann die meisten Familienmitglieder im bereits seit längerem fest gebuchten Urlaub.
Eventuell wäre es sogar besser vor dem festlegen des Termins mit den wichtigsten Familienmitgliedern den Termin zu klären.
Silberhochzeit
10 Monate im Voraus
Oft wurde auch schon vor 25 Jahren in den Sommermonaten geheiratet. Sehr oft müssen einige Angehörige aus andern Ländern oder Landesteilen anreisen. Und so trifft das in einigen Bundesländern die Schulferien- und Urlaubszeit. Und wenn man Pech hat, sind dann die meisten Familienmitglieder im bereits seit längerem fest gebuchten Urlaub.
Eventuell wäre es sogar besser vor dem festlegen des Termins mit den wichtigsten Familienmitgliedern den Termin zu klären.
Silvesterparty
5 Wochen im Voraus
Allerspätestens vor dem 1. Advent sollte man sich überlegt haben ob man eine Party zum Jahreswechel schmeißt oder nicht. Und die eventuellen Gäste sollten sich in dieser stressigen Zeit voller Termine auch frühzeitig Gedanken machen können wie sie diese Nacht verbringen wollen. Der Rest kann dann „zwischen den Tagen“ geklärt werden.
Taufe
2 Wochen – 4 Monate im Voraus
Das ist ganz davon abhängig, ob man direkt nach der Geburt oder aber in aller Ruhe im nächsten oder übernächsten Sommer feiern möchte.
Weihnachtsfeier für Mitarbeiter
3 Monate im Voraus
Egal ob dieser Event mit oder ohne Partner stattfindet, der Termin sollte frühzeitig mitgeteilt werden damit auch der Partner sich das einplanen kann. Außerdem sollte natürlich gut überlegt werden ob man das unbedingt in der eh schon so vollgepackten Vorweihnachtszeit feiern muss, in der sowieso alle Restaurants und Caterin-Unternehmen ausgebucht sind, die Familien der Mitarbeiter nicht wissen wie sie alles unter einen Hut zu bringen haben und die Jahreszeit auch so Ihren Tribut an Motivation zollt. Oft macht es mehr Sinn das licht- & wetterbedingte Motivationstief im Februar aufzupeppen oder ein Fröhliches Sommerfest draußen zu feiern.
Fehlt Dir ein Anlass? Ist Dein Event hier nicht aufgeführt?
Dann hinterlasse gerne hier unten einen Kommentar oder schreibe mir über das Kontaktformular oder per E-Mail an simone@eventagentin.de.
Ich antworte Dir so schnell wie möglich und nehme den Anlass auch gerne noch mit auf.