Jede Party beginnt mit der Einladung! Doch was gehört in die perfekte Einladung. Hier erzähle ich Dir was nach jahrelanger Partyerfahrung als Gast, Gastgeber und Eventberater in keiner Einladung fehlen darf.
Bevor die Einladung an die zukünftigen Gäste herausgeht sollte nämlich sehr vieles schon gut durchdacht sein. Denn egal ob es um den Kindergeburtstag oder um die Hochzeit geht, in der Einladung sollte den Gästen die wichtigsten Punkte bereits mitgeteilt werden.
Mindestens aber das Was, Wann und Wo!
WAS
Was gefeiert wird, dürfte im Groben ja klar sein, denn sonst hättest du die Idee eine Party zur veranstalten vermutlich nicht gehabt. 😉
Aber … Du könntest in der Einladung auch schon erwähnen ob es eventuell ein Motto gibt, besondere Kleidung gewünscht wird oder ob es vielleicht mehrere Anlässe oder sogar Gastgeber gibt.
WANN
Anlässe wie Einschulung, Kommunion, Konfirmation & Firmung stehen natürlich terminlich von Aussen schon fest. Heißt aber nicht zwangsläufig, dass auch an genau diesem Tag gefeiert werden muss. Vielleicht sollten die engsten Verwandten dabei sein, aber die große Feier findet vielleicht mit Freunden & Nachbarn erst einen Tag oder eine Woche später statt.
Andere Anlässe wie Geburtstag oder Silberhochzeit sind oft von mehreren Faktoren abhängig. Einen solchen Anlass möchtest Du natürlich zeitnah feiern, aber nicht mitten in der Woche. Wenn dieser aber nah an einem Feiertag oder den Schulferien ist, oder sogar damit kollidiert, kann es schwierig werden Familie, Freunde, Location und auch die Vorbereitungen unter einen Hut zu bekommen. Such dir einen stressfreien Termin!
Und eine Hochzeit z.B. ist zusätzlich von Behörden, Kirchen, Locations und auch den nächsten Verwandten abhängig. Kläre also auf alle Fälle vorher ab ob
- Ämter, Behörden, Kirchen zu dem Zeitpunkt trauen können
- die Location verfügbar ist (wobei dieser Punkt oft der schwierigste wird wenn man bestimmte Vorstellungen hat!)
- die Eltern, Geschwister & ggfls. Trauzeugen zum Wunschtermin noch nicht verplant sind
Und falls nur das Datum feststeht und du noch Zeit benötigst um den Rest perfekt zu planen, sende doch einfach ein Safe-the-Date-Zeichen. Ob als Postkarte, E-Mail oder WhatsApp. Hauptsache die Menschen, die Dir am wichtigsten sind, halten sich diesen Termin schon mal frei.
WO
Die Location ist ein zentraler Punkt der Party. Bevor du überhaupt anfängst irgendetwas zu planen, solltest Du dir überlegen wie viele Gäste es werden. Davon ist nämlich oft abhängig wo Du feierst. Kannst (und möchtest) du diese Gästeanzahl Zuhause bewirten?
Außerdem solltest Du Dir überlegen:
- Welches Budget steht mir zur Verfügung?
- Sorge ich selber für Essen & Getränke oder soll das die Location übernehmen?
- Möchte ich die Aufräumarbeiten am nächsten Tag selber an der Backe haben oder lieber an einen Dienstleister abgeben?
- Welche Art der Location passt zum Anlass?
Wenn dieses Wo feststeht kann es losgehen mit der Einladung!
Die Einladung
Egal ob Du die Einladung selber basteln möchtest, sie online erstellst oder Fertige kaufst, Du solltest sie möglichst bald fertigstellen und versenden. In dem Blogbeitrag „Wann man die Einladung verschickt“ habe ich schon mal pro Anlass zusammengefasst wann das spätestens der Fall sein sollte.
Ebenfalls gibt es in diesem Blog von mir schon Anleitungen für selbstgebastelte Einladungen mit Scherenschnitt, im Luftballon und als Laserschwert.
PRO-Tipp: Beschrifte den Umschlag / die Einladung aussen mit dem Namen, den du innen angesprochen hast, im Zweifel musst du sonst alles wieder aufmachen, um jedem die Richtige Einladung zukommen zu lassen! Vergisst man manchmal, wenn ein Teil der Einladungen mit Adresse für den Versand beschriftet wird und ein Teil direkt übergeben werden soll.
Der Einladung sollten neben dem Was, Wann & Wo aber auch folgende Punkte entnehmbar sein:
Dresscode
Bei Kindergeburtstagen und sonstigen Events mit Kindern:
- Macht Ihr einen Ausflug in einen nahegelegenen Park? Dann gehört der Hinweis für „wetterfeste Kleidung“ auf die Einladung.
- Auch themengerechte Verkleidung sollte, wenn es gewünscht wird, auf der Einladung vermerkt werden.
- Ihr plant einen Matschwettbewerb, Kochorgien oder Malen & Basteln mit flüssigen Farben & Klebern? Dann vermerke bitte „robuste Kleidung“. Viele Kinder ziehen zu solchen Anlässen gerne Ihre besten Kleidungsstücke an.
Um Rückmeldung bitten
„Um Antwort mit Personenanzahl wird gebeten bis zum XXX“
Datum für die Deadline der Zu- und Absagen bitte einige Tage vor dem Tag, an dem Du oder die Location es genau wissen müssen, wie viele teilnehmen können. Ich rate zu allerspätestens 3 Wochen vor der Party.
Genaue Personenanzahl wird für alle möglichen Planungen benötigt. Wieviele Gastgeschenke, Kinderbeschäftigung, Tischkärtchen, Sitzplätze, etc. werden benötigt. Spätestens bei der Rückmeldung genau erfragen wieviele Erwachsene und wieviele Kinder kommen werden!
Falls keine Kinder eingeladen sind, sollte das auch unbedingt in der Einladung erwähnt werden. Das kann man lustig einbauen mit z.B. dem Satz: „Ü18-Party ohne Kinder!“ oder „es soll eine reine Erwachsenen-Party werden, lasst diesmal Eure Kinder bitte zuhause, sie sind beim nächsten Mal wieder Herzlich Willkommen!“
Übernachtungsmöglichkeiten
Gibt es Gäste die eine weite Anreise haben und Hotelzimmer benötigen? Diese solltest Du mit anbieten, bzw. vorabreservieren und mit Preisen ankündigen / vorschlagen.
Das ist für die Einladung selber natürlich viel zu viel Text. Du könntest aber ein schönes zusätzliches Blatt erstellen.
Ablaufplan
Für die Gäste ist es sehr viel angenehmer den Tag für sich selber planen zu können, wenn sie wissen, was genau, wann genau, wo genau stattfindet. Die Gäste können so überlegen ob und wann sie in ein eventuelles Hotel einchecken, sich z.B. für die Feier umziehen oder Kinder Mittagsschlaf machen lassen. Daher rate ich immer dazu, in der Einladung einen groben Zeitplan (mit entsprechenden Anschriften) bekannt zu geben, wann genau was stattfindet:
- Kirche
- Sektempfang
- Fototermin für alle
- Snack / Feier
- eventuell das Ende der Feier (am nächsten Tag ist vielleicht Schule)
Fazit: In die perfekte Einladung gehört:
- die persönliche Anrede des Gastes und der Begleitung
- Datum und Uhrzeit der Feier, Party oder des Events
- genaue Anschrift/en (der Kirche) und der Location / für ortsfremde Gäste eine Wegbeschreibung erstellen und mitsenden, inkl. aller Besonderheiten vor Ort und der Parkmöglichkeiten
- ein ungefährer Zeitplan des Tagesablaufs
- Eure Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse
- die Bitte um Zu- oder Absage inkl. Personenzahl
In meinen Konzepten aus dem Downloadshop erhältst Du für den jeweiligen Anlass einen Vordruck für die Einladung. Den kannst du einfach nutzen um nichts zu vergessen.
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